Expertise sectorielle
Assistante administrative externalisée pour le BTP
Devis, situations de travaux, sous-traitance : je prends en charge l'administratif du bâtiment, et votre énergie reste sur le terrain.
Structures accompagnées
- Entreprises générales du bâtiment
- Artisans : maçonnerie, électricité, plomberie, menuiserie
- Petites entreprises de la construction et de la rénovation
- Entreprises de second œuvre et sous-traitants
- Bureaux d'études et maîtres d'œuvre indépendants
Le contexte
Une administration rythmée par les chantiers, pas par le calendrier
Dans le bâtiment, l'administratif arrive toujours au pire moment : une situation de travaux à établir en fin de mois, une attestation URSSAF réclamée par le donneur d'ordre, un dossier d'appel d'offres à monter en cinq jours, un sous-traitant à faire agréer. Le tout pendant que les chantiers tournent.
J'ai construit ma méthode pour ce rythme-là : des procédures simples, des échéanciers anticipés, et une réactivité réelle quand l'imprévu tombe. Vous ne perdez plus de marché pour une pièce manquante.
Je travaille aussi bien avec l'artisan seul qui veut arrêter de facturer le dimanche soir qu'avec l'entreprise de dix compagnons qui a besoin d'un vrai suivi de chantier administratif et RH.
Marie-Charlotte · une connaissance concrète du terrain
Mon ancrage
Le bâtiment ne s'apprend pas dans un manuel
Le bâtiment fait partie de mon quotidien depuis longtemps. Je connais les contraintes du chantier par mon environnement familial, les rénovations auxquelles j'ai participé et mon travail administratif auprès d'une entreprise du secteur.
Un lien concret avec le bâtiment
Le bâtiment fait partie de mon quotidien depuis longtemps. J'en connais les contraintes de terrain, aussi bien par mon environnement familial que par les chantiers auxquels j'ai participé.
Des chantiers vécus de l'intérieur
J'ai participé à des chantiers de rénovation, à la conception de plans d'aménagement, posé des revêtements et suivi des travaux de bout en bout. Je connais la réalité d'un chantier : les délais, les imprévus, la présence sur le chantier et le suivi des artisans.
Une expérience administrative au quotidien
Depuis plus de deux ans, j'accompagne une entreprise du bâtiment comme assistante de direction : la boîte mail, les échanges, l'organisation du quotidien — et tout l'administratif des chantiers, dont les situations de travaux, les attestations, la sous-traitance et les appels d'offres.
« Sur un chantier, une pièce manquante peut bloquer un paiement ou un démarrage. Mon rôle, c'est que vos arrières soient couverts pendant que vous êtes sur le terrain. »
Missions types
Concrètement, ce que je prends en charge
Secrétariat & pré-comptabilité
Vos soirées et vos dimanches ne sont plus pris par les papiers.
- Boîte mail gérée au quotidien : veille, priorisation, réponses, classement et relances
- Classement des factures et pièces justificatives
- Préparation des pièces pour les déclarations de TVA et le bilan, transmises à l'expert-comptable
- Suivi des échéances fournisseurs et des paiements
Chantiers & marchés
L'administratif des chantiers, tenu au rythme du terrain et des échéances des donneurs d'ordre.
- Constitution des dossiers d'appels d'offres
- Établissement des devis et des situations de travaux
- Suivi des avenants et des travaux supplémentaires
- Dossiers de sous-traitance et agréments
- Suivi des PV de réception et des levées de réserves
- Relation clients et maîtrise d'œuvre : suivi des échanges et des relances
Financier & conformité
Une trésorerie suivie de près et une entreprise en règle, sans échéance qui surprend.
- Facturation, retenues de garantie et cautions
- Relances clients et suivi des encaissements
- Suivi des attestations URSSAF, fiscales et assurances — de votre entreprise comme des sous-traitants
- Suivi budgétaire par chantier
- Un interlocuteur unique avec votre expert-comptable, votre cabinet juridique et vos partenaires
Équipes, sous-traitance & organisation
L'administratif du personnel et des intervenants, tenu à jour et sans oubli.
- Coordination administrative des salariés, sous-traitants et intérimaires
- Plannings, pointages et suivi des heures
- Suivi des visites médicales et habilitations
- Gestion des congés et intempéries
- Suivi du matériel, des locations et des EPI
Je m'adapte à vos outils, pas l'inverse
Je m'intègre à votre façon de travailler : le logiciel métier déjà en place reste en place, je m'y connecte. Et si votre entreprise n'est pas encore équipée, ou si la solution en place ne convient plus, je peux proposer et mettre en place des outils de suivi simples, mieux adaptés à votre activité — sans usine à gaz.
Questions fréquentes
Spécificités du secteur
- Pouvez-vous monter un dossier d'appel d'offres complet ?
- Oui. Je constitue le dossier de candidature et les pièces administratives, je respecte les délais de dépôt et je maintiens à jour votre base documentaire pour que chaque nouveau dossier soit plus rapide que le précédent.
- Suivez-vous la rentabilité par chantier ?
- Un tableau de suivi simple par chantier peut être mis en place : budget prévu, dépenses engagées, situations facturées, reste à facturer. Sans usine à gaz.
- Travaillez-vous avec mon logiciel de gestion de chantier ?
- Je m'intègre aux outils déjà en place. Si vous n'en avez pas, je peux vous aider à choisir et à déployer une solution adaptée à votre taille.
Prochaine étape
Et si vous repreniez la main sur votre administratif ?
Un premier échange, sans engagement, pour identifier ce qui vous fait perdre le plus de temps — et ce qui peut être délégué dès le mois prochain.
Réponse sous 24 h ouvrées · Échange confidentiel · Sans engagement